内部控制制度（第一版）
内 部 控 制 制 度
加 强 控 制 优 化 流 程
弘 扬 正 气 诠 释 忠 诚
大庆市政府采购中心
2011年9月
目 录
采购中心内部控制制度-----------------------------第3页
采购中心业务流程---------------------------------第6页
综合信息科内部控制制度---------------------------第27页
采购科内部控制制度-------------------------------第33页
监督科内部控制制度-------------------------------第43页
抽取专家内部控制制度-----------------------------第48页
印章使用内部控制制度-----------------------------第52页
财务管理内部控制制度-----------------------------第54页
网络管理内部控制制度-----------------------------第64页
业务报表内部控制制度-----------------------------第69页
车辆使用内部控制制度-----------------------------第71页
安全防火内部控制制度-----------------------------第74页
考勤管理内部控制制度-----------------------------第76页
用车、用餐、住宿内部控制制度—-------------------第78页
办公用品使用管理内部控制制度—-------------------第78页
附件：业务流程图---------------------------------第80页
大庆市政府采购中心
内部控制制度
一、业务目标
以公开、公平、公正、诚实信用为原则，依法组织采购活动。达到采购价格更低、质量更好、服务更优。更好地为市委市政府中心工作服务，为市直机关事业单位和驻庆中省直单位高速运转服务，为地方经济和社会发展服务，为重点项目建设服务。
二、遵循的基本原则
1、合法性原则
2、适应性原则
3、规范性原则
4、公开、公平、公正、诚实信用原则
5、优质服务原则
6、廉洁高效原则
三、业务风险控制
1、内部风险控制
（1）加强制度建设、规范采购程序。用制度管人、管事。防范制度不健全及不遵循规章制度和不按程序办理的不规范操作风险。
（2）控制价格风险，过高浪费财政资金，过低难以保证质量。
（3）控制采购质量风险，防范质次价高的采购风险。
（4）控制责任风险，避免责任心不强或工作不严谨不细致带来的责任风险。
（5）防范控制采购市场寻租风险。
（6）防范控制以局部利益、眼前利益为由，给予歧视性待遇，从而使得国内政府采购市场被人为割裂，形成国内政府采购市场的封闭风险。
（7）着力加大政府采购信息公开力度，全面公开、详细公开采购信息，使政府采购真正成为“阳光采购”，防范暗箱操作风险。
（8）建立健全内部培训教育机制，全面提高工作人员专业技术水平及政治业务素质，防范工作经验不足，综合素质不高带来的采购风险。
2、外部风险控制
（1）做细工作，严格依法采购，按程序、制度操作，公平、公正地办理采购事项，防范供应商质疑、投诉风险。
（2）建立信用记录、评价、考核体系，加强供应商诚信管理，防范供应商失信风险。
（3）加强采购合同履约管理，防范违约风险。
（4）建立健全有效的内部监督制约机制及外部监督制度，广泛接受监督单位及社会监督，防范监督失控风险。
四、业务范围
市直机关事业单位，驻庆中省直机关事业单位的货物、工程、服务等政府采购业务。
五、工作流程（详见附件：业务流程及流程图）
大庆市政府采购中心业务流程
（一）采购计划受理
由办公室负责受理采购办转来的采购计划。进行来文登记后，属于协议供货、公务车辆采购的，直接转负责该项目的采购科，其他类别的采购项目，报主任签批后转各科室。
（二）采购计划的分配
1、属于公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购方式的，由综合信息科长负责分配主任转来的采购计划。
2、综合信息科科长接到采购计划后，要仔细阅读研究采购计划，必要时与采购单位沟通。再根据项目的特点、类别、项目负责人未来预计的工作量合理确定项目负责人，并就该项目具体实施中应注意的事项对项目负责人提出明确具体的要求。
（三）起草、发布采购公告
1、落实需求
综合信息科项目负责人接到采购计划后，要仔细阅读研究采购计划，及时与采购单位沟通，落实技术需求、标段划分，采购人提出的供应商资格条件等。
如采购人在技术需求中或资格条件中有明显倾向性或者排斥性内容，项目负责人需要向科长汇报，并要求采购人予以调整。采购人不积极配合的，应逐级向上级领导汇报，及时研究具体解决方案。
2、采购项目的捆绑及工作流程的设定
综合信息科项目负责人负责项目捆绑，并根据采购方式设定工作流程。
3、采购公告的起草、发布
项目负责人应在落实好需求后的当日或次日起草并发布经科长审核的采购公告（指定渠道、指定媒体上），采购公告发布后30分钟内完成采购公告上传内网并结转工作流。
采购公告发布前应加盖电子业务专用章。
4、单一来源暂时不发公告。
（四）抽取供应商
1、办公室负责抽取供应商的工作人员在接到供应商报名响应表2小时内抽取该供应商，并将详细信息添加到供应商名单中。
遇到网上未注册的供应商，应在接到报名响应表2小时内电话提醒该供应商进行网上信息注册，报名截止时间2小时后尚未进行网上注册的供应商，不予提名。
2、在报名截止时间后3小时内完成负责项目的供应商抽取及供应商名单的整理并上传内网工作。
3、报名不足3家的项目或标段，在供应商名单中标明不足3家的原因及基本情况，并口头通知综合信息科项目负责人。
4、建议批2家谈判或改变采购方式的，综合信息科项目负责人应逐级请示，经领导批准后方可建议采购人向采购办提出变更申请，并协助采购人办理审批手续。变更采购方式审批表须加盖业务专用章后转采购办。
采购办批准的，按采购办批示执行。
5、需要增补供应商参与竞争的，由综合信息科发布增补供应商公告。
6、报名截止时间后3小时内，将公告及供应商名单转采购办或者与采购办相关同志沟通，请其到网站上查询公告及供应商名单，以便采购办在库内抽取供应商。
转给采购办的抽取供应商需求应标明抽取截止时间，一般应在报名后1-2天完成。
7、在接到采购办推荐供应商名单2小时内，抽取供应商，并将详细信息登记入供应商名单。并结转工作流。
8、单一来源暂时由综合信息科抽取供应商。
（五）起草、发放招标文件
1、综合信息科项目负责人与采购人共同研究、起草招标文件，并在采购公告发布后的当日或次日发布经科长及主管主任审批的招标文件，重大项目或综合评分项目可在3个工作日内发布。
招标文件正式发放前须加盖业务专用章或电子业务专用章。
2、招标文件发布后30分钟内，将招标文件上传内网。
3、提出预备会及开标或谈判会议开标室申请，报服务中心公共资源交易科
4、预备会
常规项目或通用设备采购项目一般只进行书面答疑，不安排预备会。非常规、重点、疑难、复杂项目安排预备会。无论是否组织预备会，所有需要书面解释的重要问题，一律要求供应商以书面形式提出。
5、单一来源项目谈判文件由综合信息科负责起草。
特殊项目、重大项目与采购单位核实需求时起草招标公告、招标文件，项目负责人必须邀请综合信息科长到场。
重大采购项目或技术复杂的采购项目须经专家论证技术需求或评标方法的，项目负责人提出建议，经综合信息科长及主管主任审定后邀请相关专家予以审核把关。
（六）提醒、督促供应商下载招标文件
综合信息科项目负责人需随时或在预备会前或答疑截止时间前提醒并督促供应商下载招标文件。并应做接听电话人相关信息记录。
开标时尚有未下载招标文件的供应商，且该供应商未书面申请退出，项目负责人及科长应承担责任。如果项目负责人已经多次提示其下载且有电话记录的情况除外。
（七）组织预备会、答疑或处理采购单位的变更申请
综合信息科负责组织项目预备会、协调安排勘察现场、答疑及招标文件变更或补充等事宜。
1、组织预备会
安排预备会的项目，项目负责人通知采购人参加预备会。
项目负责人会同采购人共同起草预备会纪要。
预备会纪要需要分别经科长、主管主任、主任审核。
项目负责人负责发布经过审核并加盖电子业务专用章的预备会纪要，并负责通知所有参与本项目竞争的供应商到网站下载预备会纪要。
2、答疑
（1）未安排预备会的项目，项目负责人在接到供应商提出的书面疑问后当日或次日将书面疑问转采购人。
（2）项目负责人需在答疑截止时间前2日内，组织采购人对供应商提出的问题予以答复。
（3）答疑文件需要分别经科长、主管主任审核。
项目负责人负责发布经过审核并加盖电子业务专用章的答疑文件，并负责通知所有参与本项目竞争的供应商到网站下载答疑文件。
3、变更
（1）项目负责人接到采购人书面变更申请后，符合变更条件的，于当日或次日起草变更通知。不符合变更条件的，于当日或次日电话通知采购人不予变更的原因。
（2）变更通知需科长、主管主任审核。
（3）项目负责人负责发布经过审核并加盖电子业务专用章的变更通知，并负责通知所有参与本项目竞争的供应商到网站下载变更通知。
（4）预备会纪要、答疑或变更通知发布时间距离开标时间不足15日的，开标时间顺延。
（八）核实供应商应标情况
（1）综合信息科项目负责人应在开标3日前核实供应商应标情况。需要进行现场勘察项目，需要与采购人核实已经进行现场勘察供应商的名单。
对应标不足3家的项目或标段，建议批2家谈判或改变采购方式的，项目负责人逐级请示并经批准后，建议采购人向采购办提出变更申请。变更采购方式的申请表须加盖业务专用章。采购办批准的，按采购办批示执行。
竞争不足需要增补供应商参与竞争的，由综合信息科发布增补供应商公告。
（2）预查供应商注册审验、备案及标书下载情况，发现不合格的电话提醒、督促其尽快办理。
（九）提出专家需求
综合信息科项目负责人，在开标时间前半个工作日或1个工作日提出专家需求，上传内网并转办公室抽取邀请专家。
1、当日下午开标的项目要保证工作流于当日9时前转到办公室。
2、第二天上午开标的项目要保证工作流于当日14时前转到办公室。
提出专家需求时应尽量明确所需专家类别及各类别专家数量，以方便办公室抽取专家参与评审。
3、如遇个别项目之前出现废标情况，应书面注明上次开标专家回避提示。
（十）专家抽取
办公室应指定专人负责专家抽取工作。
1、在采购办监督下到服务中心公共资源交易管理科抽取拟邀请的专家名单。
2、电话邀请或通知能参加评审的专家准时参加评审工作，电话通知时应注意不提及专家的姓名。
3、上传专家名单，并在专家报到时间10分钟前将工作流转采购科。
4、当日下午开标的项目，要在当日上午抽取并邀请专家。
5、第二天上午开标的项目要在当日下午抽取并邀请专家
6、综合评分项目一般应于开标前2小时内抽取并邀请专家。专家报到后即封闭管理。
7、应当在开标或谈判会议前25分钟将专家送至四楼开标室。
8、特殊情况需要提前抽取并邀请专家的需报请主任批准。提前邀请专家需要住宿的，应实行封闭管理，并邀请采购办、监察局执法室等单位进行监督。
（十一）标前准备
综合信息科
1、综合信息科项目负责人起草会序、准备评标所需的各种表格
（1）响应投标的供应商名单。该表应包括：注册情况、法人授权代表备案情况。
（2）会序、投标文件密封完整性确认表、报价明细表、比价表、原件登记表等。
（3）标段多且同一供应商同时投标多个标段的，准备报价表。
（4）开标所需其他资料由综合信息科负责准备。
2、综合评分项目需要综合信息科在开标前将相关数据（包括供应商名称）录入打分系统，以确保评审工作的正常进行。
说明：采购科暂时使用综合信息项目负责人用户名操作，将来重新开发或升级打分系统时再考虑综合信息科与采购科用户的交接问题。
3、通知采购人派代表参加会议，并告知采购人可以参加评标委员会的人数。
采购科
1、综合评分项目需要使用的评标室硬件设备由采购科负责调试。
2、自备相应的设备、文具。
3、需要准备专家用餐、用水或用车的，由采购科项目负责人提出，科长审核后，于需要相关服务前1小时向办公室预定。
4、质询澄清单、专家意见、采购单位意见、评审专家须知。
5、其他采购科可以预见的或基本格式固定的文本资料。
（十二）开标工作分配
1、开标前半天或一天，综合信息科项目负责人将全部项目资料报送主任。
2、每日上午8时25分，下午13时25分，采购一科、二科、三科科长到主任办公室接受任务。采购科科长不能及时到主任办公室接受任务时，主任直接将任务分配给采购科科员。
3、一般项目开标会30分钟前，综合评分项目开标会1小时前，主任根据项目特点及各科室工作量大小分配任务，并在档案移交表相应栏内签批后，将全套项目档案移交相关采购科。
4、采购科科长接受任务后，尽快签批到项目负责人，并指派配合人员。接受任务的项目负责人及配合人员应在5分钟内进入指定开标室，接待专家及采购单位代表，组织供应商签到，并组织采购活动。
重点项目、疑难项目或高风险项目，由主任指定采购科项目负责人。
5、采购科项目负责人除组织好开标或谈判会议外，还应组织好相关服务，如提供笔、纸、饮水等。
6、采购科科长及工作人员工作日内应全天候待命。上班时间必须准时，并且着装整齐。采购科人员如没接到开标任务，在办公室整理内业。有事外出，应直接向主任请假。
7、项目全部废标或个别标段废标，需要重新组织采购活动，如重新公告或重新安排时间等，采购科项目负责人应将项目废标情况及重新组织的具体要求书面转综合信息科。由综合信息科安排下步采购活动。
8、项目废标后，再次开标原则上原采购科及原项目负责人不再承办该项目。
9、重新开标前，综合信息科原项目负责人应将该项目新增档案移交表报送主任签批，确定新的采购科室及项目负责人。项目多次开标，采购科新确定的项目负责人，只负责组织开标现场的评审工作，其他工作仍由采购科第一项目负责人承担。
10、采购科如同时组织多个项目开标或谈判活动，出现人员不足情况，不同采购科工作人员或中心其他科室工作人员可进行配合。如需调动其他科室工作人员配合工作，由采购科长向主任汇报，由主任统一安排调配。
（十三）组织签到（签到表各科室自备）
1、综合信息科负责组织采购单位签到。
2、办公室负责专家签到
3、采购科负责组织供应商签到
（十四）综合信息科、办公室与采购科工作交接
1、经主任批示后综合信息科项目负责人与采购科项目负责人进行全部招标档案及评标所需的资料的交接，并通报本项目的注意事项。
2、办公室负责将专家引领采购科交接，并与采购科项目负责人交接专家表等资料。
3、交接时间及地点：交接时间开标会20分钟前，交接地点行政服务中心开标室，交接后综合信息科人员、办公室人员立即撤离会议室
（十五）组织标前会议
招标或谈判项目均须召开标前会议。标前会议由采购科项目负责人组织，科长参加。标前会议内容主要有：
1、组织评委或谈判组成员及采购人学习评审专家须知。
2、熟悉项目基本情况及具体项目需求、评标方法等。
3、了解项目重点问题，为项目成功完成评审过程奠定基础。
4、确认回避事宜。
(十六)组织开标会议
采购科项目负责人负责组织并规范参与开标谈判会议的评委、用户代表、工作人员、供应商代表等严格遵守开标、评标及等标区的纪律规定，客观公正地履行各自的职责。
1、资格检查程序
①资格性检查：项目负责人宣读采购项目会序后，应组织评标委员会或谈判小组依据相关法律法规和招标文件的规定，对参与投标全体供应商的资格情况、投标保证金等进行审查，以确定投标供应商是否具备投标资格。招标或谈判文件要求提供原件的，要填写原件登记表予以确认。
②符合性检查：对经资格性检查合格的供应商，项目负责人依据招标文件的规定，从投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查，以确定是否对招标文件的实质性要求作出响应，对投标文件含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容，项目负责人组织评标委员会以书面形式或要求供应商作出必要的澄清、说明或者纠正并由其法定代表或授权代表签字。
③对经资格检查被评委会或谈判组确认为投标无效的投标文件，要组织评委会或谈判组与该供应商投标代表人交换意见，进一步核实问题，对存在问题进行书面确认后，确定投标无效。如供应商拒绝签字，应进一步深化、细化评审过程，确属实质性不响应，评委会可直接认定投标无效。
2、报价程序
①公开招标项目：项目负责人主持会议并宣读投标报价，宣读后的投标报价需经全体投标供应商确认无误后方可进行会议下一步骤。
②竞争性谈判：项目负责人对资格性检查和符合性检查合格后的供应商组织报价，步骤如下：
a组织全体谈判的供应商进行报价。
b组织参会的供应商逐一谈判
此谈判为一轮或多轮，视谈判现场情况报价是否属于合理较低报价而定。
逐一谈判报价过程充分发挥谈判组专家的专业优势及采购人代表比较熟悉项目的优势，与供应商进行深度价格谈判。充分分析，反复磋商，力求达到采购质量更好、服务更优、价格更低。
C组织谈判的供应商在会场内当场报最终价格。
3、预中标、成交结果确认程序：按照招标文件规定的评标方法和标准，按顺序排列预中标供应商
①采用最低评标价法的，按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。评标委员会认为，排在前面的中标候选供应商的最低投标价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能城信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，评标委员会可以取消该投标人的中标候选资格，按顺序由排在后面的中标候选供应商递补，以此类推。
②采用综合评分法的，按评审得分由高到低顺序排列。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。
③采用性价比法的，按商数得分由高到低顺序排列。商数得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。商数得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。
④采用竞争性谈判采购方式的，在经评审符合采购需求、质量和服务相等的前提下，以提出最低报价的供应商为预成交供应商。即在全部满足谈判文件实质性要求的前提下，确定最低报价者为预成交供应商。
4、开标或谈判过程记录。对招标或谈判项目，项目负责人要及时记录并在开标或谈判会议后整理形成规范的书面记录。
5、采购科科长要全面复核所有投标无效的商务条款（包括注册审验、授权代表备案），发现情况及时向主管主任、主任汇报，并对全部评审过程承担主要责任。
(十七)预中标（成交）公告
采购科项目负责人负责起草预中标（成交）公告，报送采购科长、主管主任审核后发布。
(十八)质疑答复
1、开标前的质疑由综合信息科组织答复。
项目负责人收到供应商的质疑材料，应立即向科长汇报，由科长向主管主任汇报，同时项目负责人将质疑材料转发给采购单位。并组织采购人予以答复。
2、开标后关于评标过程及定标结果的质疑由采购科组织答复，其他科室配合。
项目负责人收到供应商的质疑材料，应立即向科长汇报，由科长向主管主任汇报，同时项目负责人将质疑材料转发给采购单位。需要相关供应商进行书面解释或提供书面证明资料的，由项目负责人提前通知相关供应商。
评标委员会或谈判组复会复议或起草答复材料时，由采购科通知邀请原参与评审的专家、采购人、综合信息科项目负责人及其科长到场配合质疑答复。需要相关供应商到会的，由项目负责人提前通知相关供应商。
采购科项目负责人依据评委会或谈判组复审意见及相关法规起草答复材料，经采购科科长、主管主任审核后，报中心主任审定后加盖业务专用章后发出。
3、在合同履行或验收环节出现的质疑，由监督科负责受理并组织答复。
4、收到质疑及发出答复均须书面确认。
(十九)投诉处理
出现投诉的，采购科、综合信息科、办公室、监督科配合采购办进行投诉处理。
（二十）发放中标(成交)通知书
采购科项目负责人起草中标（成交）通知书，经科长审核，且公示期满正式向中标供应商发放中标通知书。中标通知书正式签发前须经主任签署并加盖业务专用章。
协议供货项目由采购人自行协议采购的部分，可不经主任签署，直接在网上加盖电子业务专用章。
（二十一）中标公告
采购科项目负责人负责按规定格式起草中标公告，网上报送采购科科长审核后，发布到网站上。
（二十二）数据统计
1、采购科项目负责人应在每个采购项目完成后及时进行本中心规定格式的基础业务数据的统计，并在当月23日前及时报送办公室。
本中心格式的报表项目个数统计口径应与财政部规定的统计口径一致。一个项目多个供应商需要签署多份合同的，按合同个数统计。即一个采购项目，根据中标情况可以统计为多个项目。
2、项目负责人应在采购项目完成后登陆财政部网站信息统计系统，进行财政部规定格式的数据信息录入。
（二十三）档案整理及转交
采购科项目负责人按采购文件形成的先后顺序，打出目录，标明页码，装订成册，在正式签发中标通知书后三个工作日内（特殊情况除外）移交监督管理科。
(二十四)复核、抽查
中标通知书发出三个工作日后，由纪检组长、主任抽查各项目档案资料及工作流程的合法性、合规性。主要审核：
1、档案资料的完整性。
2、项目操作的合法性、合规性、实效性。
3、重点复核商务条款中是否存在属投标无效或废标情况而未请示汇报或未处理而擅自按有效标处理的。
(二十五)询价采购流程
1、询价采购的采购计划由采购中心主任直接分配到采购科，采购科长分配给项目负责人。
2、项目负责人捆绑打包
3、起草询价单
4、在采购单位推荐供应商的基础上，项目负责人在供应商库中抽取供应商参与报价。供应商竞争不足时，经网上公告征集供应商。
5、提出开标室申请，报行政服务中心
6、额度小的进行网上报价或传真方式报价。额度大的询价采购方式原则上都在行政服务中心会议室进行现场报价，供应商不能到现场的必须在规定时间传真报价。
7、询价组推荐成交供应商。
8、前期进行公告的项目，进行预成交公告。
9、签发成交通知书
10、数据统计
11、档案整理及转交
(二十六)协议供货流程
采购人自行选择协议供货商的流程
1、采购计划由主任直接分配到协议供货项目负责人
2、项目负责人捆绑打包
3、通知采购人选定的协议供货商发送报价单
4、核对协议供货商报价是否高于协议供货价或近期市场或近期招标或谈判采购价，报价高的与协议供货商进行价格谈判。
5、签发成交通知书
6、数据统计
7、档案整理及转交
需要集中竞价谈判的协议供货流程
1、采购计划由主任直接分配到协议供货项目负责人。
2、项目负责人捆绑打包
3、与采购单位落实需求，起草报价单
4、提出开标室申请，报行政服务中心
5、通知协议供货商参加现场报价
6、推荐成交的协议供货商。
7、签发成交通知书
8、数据统计
9、档案整理及转交
(二十七)开标或谈判活动评审过程中发现供应商不够3家，不能形成有效竞争的报主管主任、主任
1、建议批2家谈判或改变采购方式的，综合信息科项目负责人建议采购人向采购办提出变更申请，并协助采购人办理审批手续。采购办批准的，按采购办批示执行。
2、需要增补供应商参与竞争的，由采购科提出增补供应商需求，并注明该项目（或标段）的基本情况，转综合信息科原项目负责人发布增补供应商公告。其他流程参见正常流程。
(二十八)供应商诚信管理、不良行为记录管理流程
各科室（采购科、综合信息科、办公室、监督科）将不诚信供应商或有不良行为的供应商处理意见报请科长及主管主任审核后，转办公室负责供应商抽取管理的人员。
办公室依据处理意见登记不良行为记录名单，累计3次及以上的，在处罚期内不再抽取该供应商。
(二十九)合同鉴证
1、督促双方及时签定合同
2、审核合同必备条款
3、合同鉴证
（三十）组织验收
1、督促采购单位及时履约验收
2、组织专家现场验收
3、审核验收资料
4、核转验收资料
六、相关法规制度目录
1、政府采购法规及相关管理办法
2、招投标管理办法
3、财政部文件及财政部关于政府采购工作的文件
4、党风廉政建设制度
5、责任追究制度
6、工作人员廉政守则
7、岗位工作职责
七、主要控制点
1、采购需求的落实
2、招标公告、招标文件的起草
3、预备会及答疑程序的组织
4、评标过程的组织
5、质疑答复或配合采购办投诉处理
6、廉政建设、保密制度的执行
八、检查资料
1、采购计划
2、招标公告、招标文件、预备会纪要或变更通知
3、会序
4、专家需求、专家名单
5、质询澄清单、打分表等相关文件
6、评标报告、专家意见、采购单位意见、谈判组推荐意见
7、中标通知书
8、开标记录、谈判过程记录、询价过程记录
9、合同
10、验收资料
11、档案目录
12、其他采购文件
九、注意事项
此工作流程各工作环节之间形成了互相监督、互相制约、互相督导的机制，同时对各工作环节间的配合也提出了更高的要求。发现问题要及时沟通、调整，不要隐瞒其他工作环节中出现的问题。工作中不怕出错，就怕反复出现同样的错误。
综合信息科内部控制制度
一、业务目标
以法律为准绳、以制度为依据，以模板为标准。与采购人共同研究制定采购公告、招标文件、预备会纪要等相关文件，为采购评审做好基础工作。服务政府、服务企业、服务社会、服务发展、服务民生。
二、遵循的基本原则
1、合法性原则
2、适应性原则
3、规范性原则
4、公开、公平、公正原则
三、业务风险控制
1、控制责任风险。
2、防范暗箱操作风险。
3、加强市场调查，避免采购质量低下、技术落后被淘汰的产品，防范技术落后风险。
4、防范采购人提出的限制竞争或歧视性条款导致的限制竞争风险。
四、业务范围
主要负责落实需求、起草招标公告及招标文件、组织预备会或答疑、负责开标前的准备工作。
五、工作流程
1、工作分配
综合信息科科长接到采购计划后，要仔细阅读研究采购计划，必要时与采购单位沟通。再根据项目的特点、类别、项目负责人未来预计的工作量合理确定项目负责人，并就该项目具体实施中应注意的事项对项目负责人提出明确具体的要求。
2、落实需求
综合信息科项目负责人接到采购计划后，要仔细阅读研究采购计划，及时与采购单位沟通，落实技术需求、标段划分，采购人提出的供应商资格条件等。
如采购人在技术需求中或资格条件中有明显倾向性或者排斥性内容，项目负责人需要向科长汇报，并要求采购人予以调整。采购人不积极配合的，应逐级向上级领导汇报，及时研究具体解决方案。
3、采购项目的捆绑及工作流程的设定
综合信息科项目负责人负责项目捆绑，并根据采购方式设定工作流程。
4、采购公告的起草、发布
项目负责人应在落实好需求后的当日或次日起草并发布经科长审核的采购公告（指定渠道、指定媒体上），采购公告发布后30分钟内完成采购公告上传内网并结转工作流。
采购公告发布前应加盖电子业务专用章。
5、起草、发放招标文件、竞争性谈判文件、谈判文件
（1）综合信息科项目负责人与采购人共同研究、起草招标文件，并在采购公告发布后的当日或次日发布经科长及主管主任审批的招标文件，重大项目或综合评分项目可在3个工作日内发布。
招标文件正式发放前须加盖业务专用章或电子业务专用章。
（2）招标文件发布后30分钟内，将招标文件上传内网。
（3）提出预备会及开标或谈判会议开标室申请，报服务中心公共资源交易科
6、组织预备会或答疑
常规项目或通用设备采购项目一般只进行书面答疑，不安排预备会。非常规、重点、疑难、复杂项目安排预备会。无论是否组织预备会，所有需要书面解释的重要问题，一律要求供应商以书面形式提出。
预备会双人双岗。特殊情况下，无相应工作人员配合，应报请主管领导同意。
7、提醒、督促供应商下载招标文件
综合信息科项目负责人需随时或在预备会前或答疑截止时间前提醒并督促供应商下载招标文件。并应做接听电话人相关信息记录。
开标时尚有未下载招标文件的供应商，且该供应商未书面申请退出，项目负责人及科长应承担相应责任。如果项目负责人已经多次提示其下载且有电话记录的情况除外。
8、核实供应商应标情况
（1）综合信息科项目负责人应在开标3日前核实供应商应标情况。需要进行现场勘察项目，需要与采购人核实已经进行现场勘察供应商的名单。
对应标不足3家的项目或标段，建议批2家谈判或改变采购方式的，项目负责人逐级请示并经批准后，建议采购人向采购办提出变更申请。变更采购方式的申请表须加盖业务专用章。采购办批准的，按采购办批示执行。
竞争不足需要增补供应商参与竞争的，由综合信息科发布增补供应商公告。
（2）预查供应商注册审验、备案及标书下载情况，发现不合格的电话提醒、督促其尽快办理。
9、提出专家需求
综合信息科项目负责人，在开标时间前半个工作日或1个工作日提出专家需求，上传内网并转办公室抽取邀请专家。
（1）当日下午开标的项目要保证工作流于当日9时前转到办公室。
（2）第二天上午开标的项目要保证工作流于当日14时前转到办公室。
提出专家需求时应尽量明确所需专家类别及各类别专家数量，以方便办公室抽取专家参与评审。
（3）如遇个别项目之前出现废标情况，应书面注明上次开标专家回避提示。
10、标前准备
（1）、综合信息科项目负责人起草会序、准备评标所需的各种表格。
（2）综合评分项目需要综合信息科在开标前将相关数据（包括供应商名称）录入打分系统，以确保评审工作的正常进行。
（3）通知采购人派代表参加会议，并告知采购人可以参加评标委员会的人数。
11、开标前工作移交
一般项目开标会前30分钟前，综合评分项目开标会1小时前，综合信息科项目负责人应将填写好的档案移交表报主任审批后，将全套项目档案移交相关采购科。
12、供应商诚信管理、不良行为记录管理流程
将不诚信供应商或有不良行为的供应商处理意见报请科长及主管主任审核后，转办公室负责供应商抽取管理的人员。
六、相关制度目录
1、党风廉政建设制度
2、责任追究制度
3、工作人员廉政守则
4、岗位工作职责
七、主要控制点
1、项目需求、供应商资格条件的落实
2、招标公告、招标文件相关条款的制定
3、预备会、答疑、变更通知
4、质疑答复或配合投诉处理
八、检查资料
1、采购计划
2、采购公告、增补供应商公告
3、招标文件、竞争性谈判文件、谈判文件
4、预备会纪要、变更通知
采购科内部控制制度
一、业务目标
依法严格按招标文件、预备会纪要等的规定组织开标、评标、定标过程，采购质优价廉的货物、工程或服务。力求达到采购质量更好，服务更有，价格更低。服务政府、服务企业、服务社会、服务发展、服务民生。
二、遵循的基本原则
1、合法性原则
2、规范性原则
3、“三公”原则
三、业务风险控制
1、控制价格风险，过高浪费财政资金，过低难以保证质量
2、控制采购质量风险，防范质次价高的采购风险
3、控制责任风险，避免违规操作或工作不细致带来的责任风险。
4、防范暗箱操作风险。
5、做细工作，严格按程序、制度操作，防范供应商质疑风、投诉险。
6、建立信用体系，加强供应商诚信管理，防范供应商失信风险。
四、业务范围
主要负责货物、工程、服务等采购项目开评标过程的组织、预中标公示、中标通知书起草及发放、中标公告的起草及发布、开标过程记录、档案整理、数据统计等。
五、工作流程
1、接受开标或谈判国策很难过组织的任务
采购科科长接受任务后，尽快指派项目负责人及配合人员。
2、采购科项目负责接收综合信息转来的档案资料
3、与综合信息科、办公室分别完成采购单位、专家的交接工作
4、组织供应商签到
5、组织标前会议
招标或谈判项目均须召开标前会议。标前会议由采购科项目负责人组织，科长参加。标前会议内容主要有：
（1）组织评委或谈判组成员及采购人学习评审专家须知。
（2）熟悉项目基本情况及具体项目需求、评标方法等。
（3）了解项目重点问题，为项目成功完成评审过程奠定基础。
（4）确认回避事宜。
6、组织开标会议
组织开标、谈判、询价会议均须两任以上共同组织。
配合人员要服从项目负责人的指挥，配合人员发现项目负责人有违规操作等问题，要及时向科长、主管主任及主任汇报。
采购科项目负责人负责组织并规范参与开标谈判会议的评委、用户代表、工作人员、供应商代表等严格遵守开标、评标及等标区的纪律规定，客观公正地履行各自的职责。
（1）资格检查程序
①资格性检查：项目负责人宣读采购项目会序后，应组织评标委员会或谈判小组依据相关法律法规和招标文件的规定，对参与投标全体供应商的资格情况、投标保证金等进行审查，以确定投标供应商是否具备投标资格。招标或谈判文件要求提供原件的，要填写原件登记表予以确认。
②符合性检查：对经资格性检查合格的供应商，项目负责人依据招标文件的规定，从投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查，以确定是否对招标文件的实质性要求作出响应，对投标文件含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容，项目负责人组织评标委员会以书面形式或要求供应商作出必要的澄清、说明或者纠正并由其法定代表或授权代表签字。
③对经资格检查被评委会或谈判组确认为投标无效的投标文件，要组织评委会或谈判组与该供应商投标代表人交换意见，进一步核实问题，对存在问题进行书面确认后，确定投标无效。如供应商拒绝签字，应进一步深化、细化评审过程，确属实质性不响应，评委会可直接认定投标无效。
（2）报价程序
①公开招标项目：项目负责人主持会议并宣读投标报价，宣读后的投标报价需经全体投标供应商确认无误后方可进行会议下一步骤。
②竞争性谈判：项目负责人对资格性检查和符合性检查合格后的供应商组织报价，步骤如下：
a组织全体谈判的供应商进行报价。
b组织参会的供应商逐一谈判
此谈判为一轮或多轮，视谈判现场情况报价是否属于合理较低报价而定。
逐一谈判报价过程充分发挥谈判组专家的专业优势及采购人代表比较熟悉项目的优势，与供应商进行深度价格谈判。充分分析，反复磋商，力求达到采购质量更好、服务更优、价格更低。
C组织谈判的供应商在会场内当场报最终价格。
（3）预中标、成交结果确认程序：按照招标文件规定的评标方法和标准，按顺序排列预中标供应商
①采用最低评标价法的，按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。评标委员会认为，排在前面的中标候选供应商的最低投标价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能城信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，评标委员会可以取消该投标人的中标候选资格，按顺序由排在后面的中标候选供应商递补，以此类推。
②采用综合评分法的，按评审得分由高到低顺序排列。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。
③采用性价比法的，按商数得分由高到低顺序排列。商数得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。商数得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。
④采用竞争性谈判采购方式的，在经评审符合采购需求、质量和服务相等的前提下，以提出最低报价的供应商为预成交供应商。即在全部满足谈判文件实质性要求的前提下，确定最低报价者为预成交供应商。
（4）开标或谈判过程记录。对招标或谈判项目，项目负责人要及时记录并在开标或谈判会议后整理形成规范的书面记录。
（5）采购科科长要全面复核所有投标无效的商务条款（包括注册审验、授权代表备案），发现情况及时向主管主任、主任汇报，并对全部评审过程承担主要责任。
（6）注意事项
采购科如发现综合信息科转交的资料不全，能自行补救的应先自行补救，会后口头提醒综合信息科相关人员注意避免再次出现同样纰漏。采购科不能自行补救的，立即与综合信息科联系，要求补充资料，并向采购科长汇报。
7、预中标（成交）公告
采购科项目负责人负责起草预中标（成交）公告，报送采购科长、主管主任审核后发布。
8、质疑答复
开标后关于评标过程及定标结果的质疑由采购科组织答复，其他科室配合。
9、投诉处理
出现投诉的，采购科、综合信息科、办公室、监督科配合采购办进行投诉处理。
10、发放中标(成交)通知书
采购科项目负责人起草中标（成交）通知书，经科长审核，且公示期满正式向中标供应商发放中标通知书。中标通知书正式签发前须经主任签署并加盖业务专用章。
协议供货项目由采购人自行协议采购的部分，可不经主任签署，直接在网上加盖电子业务专用章。
11、中标公告
采购科项目负责人负责按规定格式起草中标公告，网上报送采购科科长审核后，发布到网站上。
12、数据统计。
（1）采购科项目负责人应在每个采购项目完成后及时进行本中心规定格式的基础业务数据的统计，并在当月23日前及时报送办公室。
本中心格式的报表项目个数统计口径应与财政部规定的统计口径一致。一个项目多个供应商需要签署多份合同的，按合同个数统计。即一个采购项目，根据中标情况可以统计为多个项目。
（2）项目负责人应在采购项目完成后登陆财政部网站信息统计系统，进行财政部规定格式的数据信息录入。
13、档案整理及转交
采购科项目负责人按采购文件形成的先后顺序，打出目录，标明页码，装订成册，在正式签发中标通知书后三个工作日内（特殊情况除外）移交监督管理科。
14、询价采购流程
（1）询价采购的采购计划由采购中心主任直接分配到采购科，采购科长分配给项目负责人。
（2）项目负责人捆绑打包
（3）起草询价单
（4）在采购单位推荐供应商的基础上，项目负责人在供应商库中抽取供应商参与报价。供应商竞争不足时，经网上公告征集供应商。
（5）提出开标室申请，报行政服务中心
（6）额度小的进行网上报价或传真方式报价。额度大的询价采购方式原则上都在行政服务中心会议室进行现场报价，供应商不能到现场的必须在规定时间传真报价。
（7）询价组推荐成交供应商。
（8）前期进行公告的项目，进行预成交公告。
（9）签发成交通知书
（10）数据统计
（11）档案整理及转交
15、协议供货流程
采购人自行选择协议供货商的流程
（1）采购计划由主任直接分配到协议供货项目负责人
（2）项目负责人捆绑打包
（3）通知采购人选定的协议供货商发送报价单
（4）核对协议供货商报价是否高于协议供货价或近期市场或近期招标或谈判采购价，报价高的与协议供货商进行价格谈判。
（5）签发成交通知书
（6）数据统计
（7）档案整理及转交
需要集中竞价谈判的协议供货流程
（1）采购计划由主任直接分配到协议供货项目负责人。
（2）项目负责人捆绑打包
（3）与采购单位落实需求，起草报价单
（4）提出开标室申请，报行政服务中心
（5）通知协议供货商参加现场报价
（6）推荐成交的协议供货商。
（7）签发成交通知书
（8）数据统计
（9）档案整理及转交
16、供应商诚信管理、不良行为记录管理流程
将不诚信供应商或有不良行为的供应商处理意见报请科长及主管主任审核后，转办公室负责供应商抽取管理的人员。
办公室依据处理意见登记不良行为记录名单，累计3次及以上的，在处罚期内不再抽取该供应商。
六、相关制度目录
1、党风廉政建设制度
2、责任追究制度
3、工作人员廉政守则
4、岗位工作职责
七、主要控制点
1、评标过程的组织
2、 评审工作的合规性、合法性
3、文本资料的准确性
4、工作完成的实效性
5、质疑答复或配合采购办投诉处理
6、廉政建设、保密制度的执行
八、检查资料
1、采购计划
2、供应商需求、增补供应商通知
3、招标文件、竞争性谈判文件、谈判文件、询价单
4、预备会纪要、变更通知
5、会序
6、专家需求
7、质询澄清单、打分表等相关文件
8、评标报告、专家意见、采购单位意见、谈判组推荐意见
9、开标记录、谈判过程记录、询价过程记录
10、档案目录
11、其他采购文件
监督科内部控制制度
一、业务目标
1、政府采购合同签署及鉴证工作。内容准确，权责分明，日期清楚，字章齐全。
2、政府采购项目履约验收工作。数量准确，质量符合，手续完备，字章齐全。
3、采购单位及供应商的质疑投诉。有理有据，公平公正，及时处理，程序完备。
4、档案管理工作。及时整理，科学立卷，制度控制，依法管理。
5、服务政府、服务企业、服务社会、服务发展、服务民生。
二、业务风险
1、政府采购项目合同鉴证工作。采购单位与供应商是否及时签定政府采购合同，将影响到供应商能否及时采购到标的货源，及时供货履约，否则将造成双方不必要的采购纠纷。既影响供应商信誉，又影响采购单位的正常使用，也易造成双方责任难以区分的后果。
2、政府采购项目验收工作。一是已完成的政府采购项目不能及时验收，易导致供应商资金不应有的积压，影响政府采购信誉。二是逾期未完成政府采购项目不及时上报，易造成采购方和供货方责任不能及时划分的问题，形成矛盾，甚至形成法律纠纷，造成双方不应有的名誉和资金的损失。
3、采购单位及供应商的质疑投诉。采购单位及供应商质疑投诉处理及时和正确与否，将影响到政府采购工作在采购单位及供应商中的名誉及形象，进而影响到政府采购工作在社会的公信度。
4、档案管理工作。档案登记整理工作的细致与否易影响到供应商商业信息的保密工作以及资料备查的及时。
三、业务范围
合同鉴证、验收资料审核、组织专家进行现场验收监督并确认验收结果。
四、业务流程
控制原则：责权清晰、岗位分离、逐级审核、强化内控。
接收业务资料==>核对业务资料是否齐全==>督促双方及时鉴定合同==>审核合同必备条款==>合同鉴证==>督促采购单位及时履约验收==>组织专家现场验收==>审核验收资料==>核转验收资料==>政府采购项目资料归档及管理工作
（一）接收业务资料
接收采购科流转的全套业务资料，即网络流转及纸质档案。
（二）核对业务资料是否齐全
根据业务资料目录核对招标或谈判文件、预备会纪要、质询澄清单、中标或成交通知书、中标或成交通知书附件及相关资料核对是否齐全。
（三）督促双方及时签定合同
督促双方及时签定合同，按中标通知书合同签定时间要求，以电话形式督促中标（成交）供应商及时签定。经催办仍未在规定时间内签定并鉴证合同的，则应了解清楚原因并上报主管领导。
（四）审核合同必备条款
1、审核鉴证合同编号和来文编号，数量，配置，价格，赠品是否与中标（成交）通知书及附件一致，付款方式和比例、时间是否正确。
2、履约保证金是否交纳。
3、审核采购单位及供应商的签字、签章是否齐全，手续是否完备。
4、政府采购合同如有变更、调整，须由采购单位提出申请，合同鉴证员审核，报主任审批后，方可办理。
（五）合同鉴证
对于审核合格的合同资料按照合同审核员审核签字、科长审核签字、法人或授权委托人审核签字的原则进行，并盖合同鉴证章，鉴证后的合同及时整理归档。
（六）督促采购单位及时验收
按合同约定的履约时间督促供应商及时供货、采购人及时验收。
（七）组织专家现场验收
政府采购中心按规定对合同金额在100万元及以上项目、复杂项目、质疑投诉及有异议的项目，在采购单位自行组织的初步验收基础上，组织专家组进行现场验收，并确认验收结果。现场验收根据项目特点，可分别进行抽查验收或全面验收。
1、采购人应按照约定，组织验收人员对政府采购合同的履约结果进行初步验收，以确认货物、工程或服务是否符合合同的要求，采购人组织的初步验收作为专家组现场验收的参考依据。
2、监督科在受理采购单位提出书面验收申请后3日内，根据工作情况安排组织验收工作，并提前半天向办公室书面提出验收所需专家需求。
3、验收当天专家报到后组织学习验收专家须知，熟悉和掌握验收项目资料内容及要点。
4、验收过程中，验收小组或者行业质量检测机构要做验收记录，签署专家意见，验收合格后在验收单上签字。
5、验收结果不符合合同约定的，应当通知采购单位及供应商，并要求供应商限期达到合同约定的要求。造成损失的，供应商应承担相应赔偿责任。
6、验收结果与采购合同约定不完全符合，如不影响安全，且比原采购合同货物部分提高了使用要求和功能的或属技术更新换代产品的，在价款不变的前提下，且采购人同意并出具相关手续，经采购中心主任批准后予以验收。
7、对其他不符合要求的验收项目，中心验收审核员配合验收专家整理出准确的验收明细，及时上报中心领导。
8、技术复杂需要强制验收的项目，应当由采购单位委托国家认可的质量检测机构验收。监督科依据权威机构的验收意见及采购单位验收付款申请办理相关结算手续。
9、必要时可以在合同履行过程中，对履约程度进行抽查、督办，并作为交付或验收的依据。
（八）审核验收材料
1、对收到的验收资料，审核验收结算书和验收单、固定资产验收单的合同编号、来文编号、数量、金额、配置、赠品等是否与合同一致。
2、审核验收结算书供应商的名称和银行开户行及账号是否与合同一致，付款方式和比例是否正确。
3、审核签章是否齐全，手续是否完备，验收参与人应在采购验收书上签署验收意见，合同验收金额在100万元及以上项目审核专家是否在验收单上签字。
4、按照中标（成交）明细决定合同明细、合同明细决定验收明细原则，由验收审核员对验收手续进行审核，审核无误后签字并转科长与中心主任签批。合同验收金额在 100万元以下加盖自行验收章，100万元及以上加盖验收章。
（九）核转验收资料
将相关验收资料整理装订后在当日或次日转交采购管理办公室。
（十）政府采购项目资料归档及管理工作
1、接收各采购科业务档案后，认真核对档案明细并填写交接记录。
2、将接到的业务档案建立《档案目录》电子档，标注项目编号、项目名称、页数、来文编号、移交日期、移交人、投标资料、中标供应商及中标金额等相关信息后，依档案项目编号先后顺序排列存入档案室。
3、借阅档案需填写《借阅档案登记表》，并及时归还档案。内部借阅需经监督科科长批准，外单位借阅的需经主任批准。
4、年底依据《档案目录》与采购科核对档案交接明细。
5、为核查方便，在中心内保存近3年业务档案，其余年度档案按档案馆要求及时转交档案馆存档并做好交接手续。
（十一）质疑投诉受理工作
1、对收到书面的质疑，明确具体承办人并做好质疑登记。
2、监督管理科收到当事人的书面质疑后，对质疑内容进行审核，对质疑内容不符合规定的，告知质疑人修改后重新质疑。
3、对当事人的有效书面质疑，应及时进行调查、协调，7个工作日对质疑作出答复，必要时组织专家组予以答复，并经主任审核后，在7个工作日以书面形式通知质疑当事人。
五、相关法规制度目录
1、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》，相关条例及管理办法。
2、《招标档案立卷归档制度》
3、《档案法》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案查阅借阅制度》
六、控制点
1、鉴证环节：合同与中标通知书、开标现场相关资料核对。
2、合同变更审批
3、现场验收监督
4、验收付款前资料核对
5、质疑处理
七、检查资料
1、接收档案目录
2、转交采购办验收资料送审表
3、项目档案资料
抽取专家内部控制制度
一、业务目标
- 严格履行工作职责，做到过程严谨、结果保密。
2、确保提名工作是在政府采购管理办公室或纪检委监察部门的监督下随机抽取。
二、业务风险
- 专家提名信息的泄露及抽取工作不严谨导致采购活动的不公平、不公正。
- 抽取评审专家不专业，则会导致采购活动失败或导致供应商质疑。
- 评审专家提名工作疏失会导致整个招标项目的失败，造成人、财、物的不必要的浪费和损失。
三、业务范围
中心所有政府采购项目招标及验收所需专家的提名和抽取。
四、业务流程
1、对综合信息科提出的专家需求，要根据项目实际需要进行审核，确保专家需求的准确。
2、根据综合信息科转来的《专家需求》中的专家类别及数量，在监管部门的专家库中且在监督部门的监督下抽取符合条件的专家。
3、以电话方式联系确认好参与评审工作的专家并告知报到时间、地点，组织专家报到后，在开标25分钟前将评审专家送到开标室并向采购科项目负责人移交《专家提名表》。电话提名时应避免提及专家姓名。
4、完成政府采购办公系统中专家提名及抽取工作，并将工作流转至综合信息科相关工作人员。
5、在专家报到后将《专家提名表》及需求同时转至办公室财务人员。
五、相关制度目录
1、《政府采购评审专家管理办法》
2、《中华人民共和国政府采购法》
六、控制点
1、专家抽取提名工作谨慎保密。
2、专家需求
3、监督单位监督
七、检查资料
抽取专家原始记录
印章使用内部控制制度
一、业务目标
加强中心印章的管理，强化使用管理制度，防止私盖滥用印章。
二、业务风险
管理及使用不善，造成单位经济纠纷及法律责任。
三、业务范围
本单位正常业务范围及领导授权下使用。
四、业务流程描述
1、印章由中心指定专人保管。中心公章、法定代表人名章、办公室章由会计保管；中心财务章、现金收讫章、转讫章由出纳保管，业务专用章由办公室主任管理。未经主任批准，印章不得转交他人保管。
2、凡需要加盖“大庆市政府采购中心”印章的，使用人必须认真登记，填写《印章使用登记簿》，标明使用印章日期、事由、经办人等项目，报主任审批后，由负责保管印章的同志予以盖章。
3、为方便办理急需事宜，需要盖采购中心公章的，主任不在单位时，可口头请示主任同意，及时办理，事后再补办审批手续。未经主任批准或口头请示未同意的，不得擅自使用印章。
4、财务印鉴要使用、保管相分离，且在使用时要做到相互稽核与监督。
5、各科室印章要在本科业务职能范围内使用，印鉴要使用、保管相分离，且在使用时要做到相互稽核与监督。
五、相关制度目录
《中华人民共和国经济法》及相关制度条例。
六、主要控制点
1、印章管用分离
2、领导授权
七、检查资料
印章使用登记簿及领导授权
财务管理内部控制制度
一、业务目标
1、确保财务管理工作符合国家财经法律、法规和中心内部规章制度的要求。
2、规范会计行为，保证会计信息真实、准确、完整，加强财务管理，提高资金使用效益，。
3、确保固定资产及其他资产的安全、完整。
4、切实提高相关人员财务管理水平。
二、业务风险
财务工作违背国家财经法律、法规和中心内部规章制度的要求，造成单位经济财产及名誉损失，个人受到制度及法律惩罚。
三、业务范围
本单位财务工作及以本单位名义对相关单位及部门的业务工作衔接、报送、审批。
四、业务流程描述
（一）总则
1、在《中华人民共和国会计法》的有关规定范围内进行会计活动，依据事业单位会计制度建立会计核算指标体系、设置会计账簿、进行会计核算和编制会计报表。
2、实行财务计划管理。做好月份、年度经费收入支出计划，认真执行计划，定期检查计划执行情况。
3、建立财务报表制度。会计人员负责编制或向财政支付局索取月份财务报表并进行分析，及时报送中心领导及有关部门。
4、加强现金、支票的管理。严格执行银行关于对现金、支票管理的有关规定，当日收到的供应商投标、履约保证金要当日上结银行，禁止坐收坐支，库存现金严格控制在限额之内。
5、加强往来票据的管理。为防止往来票据的丢失和损坏，应做到使用、保管相分离，会计负责往来票据的使用，出纳员负责空白及用完的往来票据的保管、购买。严禁出借票据和开空白收据。
6、加强原始凭证和记账凭证管理。审核原始凭证必须具备名称、日期、填制单位及填制人姓名、经办人、经济业务内容、数量、单价金额和戳记等内容。
7、购置物品严格履行财务手续，购置办公用品等各项财产物资必须持有合法票据，经审验人、经手人、验收人和领导审批签字后，方可报销，否则财会人员及报账员有权拒绝办理。财会人员应对新购置的办公用品和财产物资登记造册，并定期进行清查盘点，保证财产物资安全完整。
8、加强固定资产的管理。固定资产实行两级管理制度，财务人员负责统管，各部门负责分管，对每一固定资产要设专人管理，责任到人，要做到有帐、有卡，帐实相符，且要进行定期盘点。对固定资产处置要按有关规定由财务人员统一办理，及时冲减，收益入账。
9、严格财务收支审批制度。单位的一切财务收支须经办人签字以示证明，由报账员进行审核签字，报经主管领导审批签字后方可报账。
10、完善会计档案管理制度。财会人员在每年年初将上年的会计凭证、账簿、报表等分类整理，立卷归档，移交档案室统一管理，并定期上交档案局，确保采购中心会计档案资料的完整无损。
（二）会计工作职责
1、负责中心财务会计工作，对本职工作负主要责任。
2、认真执行党和国家的路线、方针、政策，遵守国家的法律、法规、以及上级各项制度、规定。
3、积极参加上级组织的各项政治理论学习和业务学习，以及各项政治活动。
4、熟悉并能遵照执行有关会计法规和财务会计制度，协助领导做好单位财务管理工作。
5、负责固定资产管理，做好会计档案的保管及上交工作。
6、负责各种票据的管理和使用登记工作。
7、负责各采购项目投标保证金、履约保证金的收取、退付及会计核算工作。具体程序及做法附后。
8、根据相关人员审核无误的记账凭证登记账簿。
9、及时与出纳员核对现金和银行存款日记账，做到日清月结。
10、及时去财政支付局报账、对账及与财政相关科室对账。
11、及时完成工资、人事报表、工会经费、各种保险及公积金的存缴及对账工作。
12、打印会计凭证及账簿、粘贴整理装订成册。
13、负责单位公章、法定代表人名章及办公室章的管理。
14、端正服务态度，热情为采购单位和供应商服务、廉洁自律。
15、完成领导交办的其他工作任务。
收取、退付保证金及会计核算工作程序
一、保证金的收取（拒绝现金交纳）
1、投标保证金的收取
供应商前来交纳保证金时，要根据网络管理员提供的《供应商提名表》，如交纳保证金的供应商名称与提名表名称不符，要拒绝受理，并进一步核实，如符合，则为供应商开具《单位往来资金结算票据》，并交给出纳员审核盖章。
2、履约保证金的收取
根据采购科转来的中标或成交通知书的中标金额及规定的收取履约保证金比例，计算该项目履约保证金，如中标或成交供应商名称与提名表名称不符，要拒绝受理，并进一步核实，如符合，则为供应商开具《单位往来资金结算票据》，并交给出纳员审核盖章。
二、保证金的退付程序
1、投标保证金的退付：
根据供应商提供的相关票据查询和核实此项保证金是否交纳和退回，核实无误并注明后转交出纳员办理退款事宜。
2、履约保证金的退付：
根据供应商提供的经监督管理科签字盖章同意退还履约金的相关手续及供应商开具的相关票据，查询和核实此项履约金是否交纳和退回，核实无误并注明后转交出纳员办理退款事宜。
- 一律不退付现金。
- 退款时限：本地企业为收到完整退款手续并审核无误后即时办理；外地企业为收到完整退款手续并审核无误后5个工作日内办理汇款。
三、会计核算
1、根据转帐支票存款单或银行汇款收款通知书及《单位往来资金结算票据》的记账凭证联及时准确的填制投标保证金的收取凭证。
2、根据转帐支票存款单或银行汇款收款通知书、《单位往来资金结算票据》的记账联及中标（成交）通知书及时准确的填制履约保证金的收取凭证。
3、根据供应商提供的收据、汇款信息、出纳员提供的转帐支票票根及银行汇款回执填制投标保证金的退款凭证。
4、根据供应商提供的收据、汇款信息、经监督科签字盖章同意退还履约金的相关手续、出纳员提供的转帐支票票根及银行汇款回执填制履约保证金的退款凭证。
5、及时与供应商核对保证金往来明细账，并按约定时间及时收取和退付保证金。
（三）出纳员工作职责
1、负责中心财务出纳工作，对本职工作负主要责任。
2、遵守国家的法律、法规，按照《银行结算办法》的规定办理结算，依照《现金管理暂行条例》的规定收支和使用现金，接受开户银行的监督。
3、积极参加上级组织的各项政治理论学习和业务学习，以及各项政治活动。
4、负责各采购项目投标保证金、履约保证金的收取、退付工作。具体程序及做法附后。
5、及时与会计核对现金和银行存款日记账，并根据银行对账单定期对账，做到日清月结。
6、根据审核无误的相关票据办理收支业务，不签发空头支票和远期支票，保管好空白支票、印鉴等。
7、负责评标专家评审费及中心聘用人员工资的发放工作。
8、协助领导及会计做好日常财务工作，拒绝办理一切不合理的收支业务。
9、端正服务态度，热情为采购单位和供应商服务、廉洁自律。
10、完成领导交办的其他工作任务。
收取、退付保证金工作程序
1、投标及履约保证金的收取
供应商前来交纳保证金时，要根据会计转来的为供应商开具的《单位往来资金结算票据》，核实无误后，进行收款、盖章，并将票据交给交款人。不接受以个人名义和现金形式交纳的保证金。
2、投标及履约保证金的退付
根据经会计转来核实无误并注明的供应商提供的相关票据及退款信息（注意核实退款信息必须与供应商提名表一致，否则有权拒绝办理），且核实并完善相关手续后办理退款事宜。一律以转账方式退还，不退付现金。
（四）报账员工作职责
1、负责中心日常财务报账工作，对本职工作负主要责任。
2、认真执行党和国家的路线、方针、政策，遵守国家的法律、法规、以及上级各项制度、规定。
3、积极参加上级组织的各项政治理论学习和业务学习，以及各项政治活动。
4、按财政局等相关部门的文件要求及时准确地编制年度预算及年终决算报表。
5、及时准确办理采购中心日常财务收支业务，认真审核原始凭证，按规定履行好核销手续。
6、根据留存的支出报账单填制支出明细表、每季度末出具与财政支付局核准的会计报表。
7、定期与支付局核对收入、支出、往来和固定资产明细账。
8、认真审核并及时向相关部门及领导报送财务报表。
9、每月30日前及时准确的填报下月工资表，并及时送交人事局工资科审批。
10、及时调整工资变动情况。
11、及时填制和报送人事局要求的各种人事报表及参加相关会议。
12、每月15日以后及时填制和报送社保局要求的各种报表及参加相关会议。
13、每月5日以后及时到萨区地税局交纳聘用人员保险金。
14、完成领导交办的其他工作任务。
（五）财务报销程序
1、报销人需把报销的票据整理完整。
2、报销票据上应由承办人用钢笔或碳素笔签字，标明经手人。
3、会计人员必须认真审核原始票据的合法性，大小金额是否一致，戳记是否清晰等。对不真实、不合法的原始凭证，有权拒绝办理，并向主任说明情况。
4、财务人员据实予以报销。
5、聘请的专家在参加政府采购中，如需去现场勘察或制定技术参数所发生的费用，必须如实的填报报销单，由项目负责人签字确认，经主任审批后，财务人员方可报销。
6、专家评审费由财务人员发放，经专家、项目负责人签字确认后，报请主任审批，财务人员方可报销。
（六）支票管理制度
1、支票由出纳员专职管理，不得转交他人保管。如遇特殊情况，应由主任指定其他人员临时代管。
2、退领支票时，需经会计审核、查实无误后，退领人须在支票登记簿上进行登记，注明日期、支票号码、用途、金额、领用人等内容。
3、在支票使用的手续办理齐全后，由出纳员根据供应商提名名单填写支票，并注明支票金额，供应商名称（注意名称要前后一致），经会计审核盖章后，交付退领人。
4、退领人在退领支票后，需支票存根上加盖收款方的印章或收款人签字。
5、领用后因故未使用或作废支票，领用人须及时交还出纳员。
五、相关制度目录
1、《中华人民共和国会计法》》、《会计人员工作规则》及相关财经制度。
2、《会计档案管理办法》及相关规定。
3、《银行结算办法》、《现金管理暂行条例》及相关条例。
六、主要控制点
1、会计信息真实、准确、完整
2、财务手续合规、完备
3、账证相符、账实相符、账表相符。
七、检查资料
1、账证核对
2、账账核对
3、账实核对
网络管理内部控制制度
一、业务目标
1、热情服务，及时准确进行供应商提名抽取工作，让竞争更广泛、更充分。
2、及时进行网络及办公设备管理维护，提高政府采购工作效率。
3、保证政府采购业务报表及报表分析说明的准确性和时效性。提高报表分析水平。
4、加强诚信供应商库的管理，客观、及时、准确地进行供应商不良行为记录。
二、业务风险
1、控制报名条件风险，防止因条件限制过高导致报名供应商数量不足，竞争不充分。
2、控制提名抽取风险，防止类别、专业不准确给开标、评标工作带来不便。
3、控制网络及办公设备风险，防止影响工作效率。
4、建立信用体系，加强供应商诚信管理，防范供应商失信风险。
三、业务范围
1、认真执行党和国家的路线、方针、政策，遵守国家的法律、法规、以及上级各项规章制度，廉洁自律,热情为采购人和供应商服务。
2、积极参加单位组织的各项学习和活动。
3、负责维护有管理授权网站的采购信息资源，对有管理授权网站的进入方式负有保密责任。
4、负责受理供应商报名，完成供应商的抽取和提名工作，对供应商提供的有关资格证明文件负有保密责任。
5、负责向采购办申请增补供应商，并及时进行网上抽取。
6、负责接待外来人员业务咨询工作，宣传政府采购政策。
7、主动了解供应商在参标、履约过程中的表现，并将相关供应商违纪等情况及时录入不良行为记录名单，建立诚信供应商库，动态掌握供应商的情况。
8、负责供应商情况及相关市场信息的调研，负责供应商信息的征集、管理和维护。
9、负责编制中心网络建设及网络发展总体规划。
10、负责采购中心软件的逐步升级和功能完善。
11、负责与省政府采购网协调网络工作。
12、负责中心网络实体，如服务器、交换机、集线器、路由器、防火墙、配线架、网线、接插件等的维护和管理。
13、负责中心计算机操作系统、网络软件、应用软件和网络通信的安装、调试和维护。
14、监视网络运行，调整网络参数，保持网络安全、稳定、畅通。
15、将各采购科报送的《政府采购业务报表》按月度、季度进行汇总，经审核无误后报送中心领导及各科室。
16、每月按《政府采购业务报表》将政府采购活动数据录入财政部《全国政府采购信息管理系统》，审核无误后，编制报表说明，请领导审定后报送各相关部门。
17、及时完成上级领导交办的其他工作任务。
四、业务流程描述
网管员负责接收由综合信息科转来的加盖电子公章与供应商需求相关的通知后，受理供应商抽取和报名工作。
1、要按公告约定时限及时受理供应商咨询、报名和抽取。
2、要在保证提名时效的基础上，及时将采购信息通知采购办，由采购办在供应商库中抽取的符合条件的供应商，按采购办转来的供应商名单进行网上抽取提名。
3、在操作以往未实施过的疑难项目、供应商响应不充分的项目时，还应通过互联网、电话咨询、向外地采购机构征询等多种渠道积极主动的查找并通知供应商，以避免因主观被动等待造成竞争不充分或开标前响应不足。
4、采用邀请招标采购方式的可由招标采购单位在报名有效的供应商中通过随机方式选择三家以上投标人，并向其发出投标邀请书。
5、将抽取和报名确定为参加谈判或投标的供应商录入供应商提名表，经科长审定加盖科室电子公章后，由科长及时转综合信息科项目负责人。
6、如报名、抽取有效的供应商数量未达法定标准，应在第一时间，通过电子流程及时说明情况，转综合信息科。
7、在受理提名过程中，对涉及供应商的报名和提名情况应予以保密。供应商提供的相关资料要妥善保管，不得遗失或未经许可对外提供查阅、复印、转借。
8、在受理报名过程中，如有反馈公告内容含有限制或排斥潜在投标人的条件，应及时反馈给综合信息科。
9、提名的供应商中不应含有列入不良行为记录并正在被禁止参加政府采购活动的供应商。
10、主动了解和接收综合信息科、采购科、监督管理科对供应商在参标、履约过程中的表现，并将相关供应商违约、违纪等情况及时录入不良行为记录名单，动态掌握供应商的情况。
11、主动了解和接收中心各科室对计算机操作系统、应用软件和网络通信的需求和现状，做到及时安装、调试和维护。
五、相关制度
1、中华人民共和国政府采购法。
2、中华人民共和国招标投标法。
3、政府采购货物和服务招标投标管理办法。.
六、主要控制点
1、供应商抽取及提名工作的时效性。
2、中心网络及办公设备管理、维护。
3、廉政建设、保密制度的执行。
七、检查资料
1、供应商提名、抽取及增补供应商信息表。
2、法定代表人长期授权代表委托及变更登记表。
3、供应商不良记录登记表。
业务报表内部控制制度
一、业务目标
1、及时准确向领导和有关部门报送政府采购业务统计报表、政府采购信息统计报表和编制报表分析及说明。
2、保证报表数据项目齐全、真实、准确。
二、业务风险
1、报表数据如有误差，则会影响领导整体决策。
2、如出现漏报、错报，则会影响中心整体工作业绩。
三、业务范围
中心执行的所有政府采购项目的最终统计及报表。
四、业务流程
1、各采购科项目负责人负责业务报表的基础统计工作，并在每月底前五日将政府采购项目月份统计报表报送办公室。
2、办公室网管员负责月份报表的审核、汇总和上报工作。
3、各采购科项目负责人在填报财政部格式报表工作中要认真负责，做到填报项目齐全、数据准确、报表清晰。
4、为避免报表工作在月底过于集中和漏报项目，各采购科项目负责人应在每个采购项目完成后，对涉及上述报表的内容及时进行登记，月底累计形成月份报表。保证随结随填，报送或填报及时，不重不漏。
5、各采购科项目负责人应积极配合并及时向办公室提供所需要的有关数据和临时性的报表。
6、为防止业务统计报表出现漏报、错报现象，办公室汇总报表的初稿应与来文登记表进行项目核对，并在来文登记表上作出标记。
五、相关制度目录
《中华人民共和国政府采购法》
六、控制点
采购项目随结随填，不重不漏。
七、检查资料
来文登记表及采购项目档案
车辆使用内部控制制度
一、业务目标
加强车辆管理，确保安全，提高工作效率，促进工作开展。
二、业务风险
1、管理及使用不善，造成安全事故。
2、影响单位工作效率及工作安排。
三、业务范围
本单位正常业务范围及领导授权下使用。
四、业务流程描述
（一）、安全方面
1、认真学习交通法规，按章行驶，确保安全。
2、如出现事故，按责任划分，给予处罚。自负段按经济损失的50%赔偿。
3、出现事故及时向领导汇报，以待解决，不许私自了结。如发现按全责处罚。
4、严禁酒后驾车。
（二）、车辆管理
1、车辆收车后一律回库。
2、根据工作情况，早出、晚归车辆要与单位打招呼。
3、准时上、下班。
4、严禁私自串车或交给他人驾驶（除领导批准外）。
5、严禁公车私用。
（三）、服务质量
1、车辆要服从安排，准时待岗,各科室用车需事先向办公室申请。
2、给各科室用车要尽职尽责，不许中途另办私事，要全程负责。
3、对待服务对象态度要好，服务质量要高。
4、服从用车科室的指挥。
5、不许参与用车科室的任何事情。
（四）、车辆维修
1、车辆出现故障要及时汇报，经检验后方可修理，不能先修后报。
2、修理期间不能私自拿任何东西。确实需要经请示后方可，否则自付。
3、修理时必须到指定厂家。
4、修理完毕，认真检查填写修理单，方可签字。
（五）、油料管理
1、按工作量分发、使用油料，根据情况增减。
2、严禁将油料转让、出卖，一经发现查实,一律严肃处理。
3、长途车按原则一律不许中途加油，如确实回不来，要据路程补加适量油料，否则不予报销。
（六）、其它
1、司机全员上岗，不许怠工偷懒。
2、无特殊情况，不准在中心内科室逗留及闹事。
3、按时完成领导交办的各项任务。
五、相关制度目录
《中华人民共和国交通法》及相关制度条例。
六、主要控制点
1、车辆使用单
2、工作量
3、领导授权
七、检查资料
车况、行车里程
安全防火内控部控制制度
一、业务目标
确保公共场所的安全及良好工作环境
二、业务风险
1、如疏失造成安全事故及经济损失。
2、影响单位工作开展及形象。
三、业务范围
划归本单位使用的办公场所。
四、业务流程描述
第一条 本着“谁主管，谁负责”的原则，每个办公室及会议室、公共场所等确定安全负责人，具体负责本室安全管理工作。
第二条 安全负责人监督检查本部位的四防安全，有权制止办公人员、外来人员将钱款、个人贵重物品存放在办公室内。
第三条 随时检查和清理各种隐患，防患于未然，办公室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。
第四条 下班前三十分钟禁止在办公室内吸烟，吸烟者要遵照“三不准”原则。即：烟头不准落地，烟灰不准落地，烟灰不准扔进垃圾筐内，火柴杆不准落地。烟灰缸内要加入适当水，保持工作环境整洁、清新、安全。
第五条 严禁乱接、乱拉电线，不得使用除办公设备以外的电器，特殊情况需报请领导批准。
第六条 安全负责人对所负责区域进行班前班后的安全检查，做到下班后、节假日办公室及公共场所（含各会议室及休息室）人走灯灭，切断所有电源，将门窗关严锁好，确保安全。
第七条 发现违法、违纪问题及不安全隐患，及时反馈，积极主动采取安全措施，会同有关部门迅速整改。
五、相关制度目录
《中华人民共和国消防法》及相关制度条例。
六、主要控制点
谁主管 谁负责
七、检查资料
责任状
考勤管理内部控制
一、业务目标
保证各项工作正常运行，提高政府采购中心的办事效率，形成良好的工作作风，树立高效务实的采购团队形象。
二、业务风险
如不保证出勤率，随意旷工将影响单位办事效率、正常工作开展及采购中心形象。
三、业务范围
适用本单位所有职工 。
四、业务流程描述
1、按国家规定的标准工作时间内，每天上午8：30前准时上班，对于无故不上班或迟到者，按旷工处理。
2、有事、有病或不能正常工作者应及时请假。
3、批假权限：一天以内病事假由科室长批准，一天以上病事假由中心领导批准。科室长不在时，有事向中心领导请假。
4、请假程序：请假一天以上者写书面申请，由科室长签字后交中心领导审批。再转给科室长附于考勤表后。
5、假期已满返回岗位，要及时向准假领导销假。
6、考勤由科室长负责，按日考勤，按时上报。
7、严格执行国家、省、市关于职工休假的有关规定，休假职工事先提出休假计划，科长统筹安排，经中心主任审批后，统一安排，且须报送办公室备案。
8、严格遵守服务中心考勤规定及请销假规定。未严格遵守日常工作考勤或服务中心统一组织的会议及集体活动考勤者，除接受服务中心相关处理外，采购中心内部将视影响程度予以处理。
五、相关制度目录
《机关事业单位休假制度》及相关条例。
六、主要控制点
休假规定、批假权限、请假程序
七、检查资料
休假、请假申请表、考勤表
用车、用餐、住宿管理控制制度
一、业务目标
保证政府采购中心各项工作顺利进行，特别是保证一线业务科室的工作需要，提供方便、快捷的后勤保障支持，增强工作人员主人翁责任感。
二、业务风险
如不执行，将处于管理无序，混乱状态，影响单位工作开展及形象。
三、业务范围
适用本单位所有职工 。
- 业务流程描述
1、采购中心各科室因工作需要，需用车、用餐、住宿的应提前向办公室提出申请。因业务会议进程的不确定，不能提前提出书面申请的，可电话与办公室预约。并于事后补充相关申请单。
2、申请时须注明事由、标准、人数等内容。
3、用餐、住宿原则上要到指定地点。
4、需要用车、用餐、住宿时由经办人提前提出申请，经批准后，到指定地点进行用餐、住宿。
5、用车、用餐、住宿应本着实事求是、厉行节约的原则。
办公用品使用管理内部控制制度
一、业务目标
规范中心办公用品的购买、保管、领取和使用，确保办公所需。倡导勤俭节约、物尽其用。杜绝铺张浪费、大手大脚。
二、业务风险
如不执行，将处于管理无序，混乱状态，影响单位正常工作开展及形象。甚至造成公务用品的损失浪费。
三、业务范围
适用本单位所有职工 。
四、业务流程描述
1、办公用品由各科室定期报使用计划，经中心领导批准后，由办公室统一购买、管理、发放。
2、办公用品要登记造册，账实相符。
3、办公用品的领取需填写“申请单”，经批准后方可办理。
4、办公室设立办公用品领取登记簿，任何人领取任何用品都必须进行认真登记。
5、所有在用设备要定期维护，出现故障及时维修，保证设备完好。各科室设备出现故障或损坏，应及时向办公室报修。
6、办公用品的使用要遵循节约的原则。
